5 dicas simples para ajudar os empreiteiros a manter os custos de aluguel baixos

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O mercado de aluguel de construção dos EUA está movimentado, da US American Rental Association (ARA), com crescimento ano a ano quebrando expectativas. Mas como os contratantes podem gerenciar os custos crescentes no setor de aluguel de US$ 71,5 bilhões?

O estande da United Rentals na Utility Expo 2023. (Foto: IRN) United Rentals na Utility Expo 2023 em Louisville, EUA. (Foto: IRN)

O segmento de aluguel estava pronto para avançar � as expectativas originais da ARA previam um crescimento de 7,6% para 2023 e 3,1% para 2024 � mas talvez não tão rápido. Os números ajustados, previstos em novembro passado, mostraram aumentos significativos: espera-se que 2023 tenha um aumento de 11,8% para o ano e 2024 foi atualizado para um crescimento de 7,1%.

Para Josh Nickell, vice-presidente do segmento de equipamentos da ARA, é um sinal de que o setor está se afastando de uma economia de propriedade.

“Acho que muitos contratados estão percebendo que você não precisa possuir tudo, e a América sempre foi uma economia de propriedade�, disse Nickell, observando que as gerações mais jovens que entram no local de trabalho estão mais familiarizadas e confortáveis com o compartilhamento de responsabilidades. A popularidade dos aplicativos de compartilhamento de caronas ou aluguel de casas é um sinal de que “mais contratados estão mais confortáveis com o aluguel. Eles cresceram com essa ideia�.

Jason Perez, CEO da � uma empresa de tecnologia de aluguel de construção � observou, no entanto, que o crescimento do setor pode trazer custos maiores para os contratantes.

“O primeiro passo para abordar essa questão é entender os fatores que estão contribuindo para o aumento dos custos de aluguel�, disse ele, observando que “flutuações econômicas, aumento da demanda por serviços de construção, escassez no fornecimento de equipamentos e maiores custos de manutenção de equipamentos estão entre os principais impulsionadores.

“Esses fatores se combinam para criar um mercado no qual os preços dos aluguéis estão aumentando consistentemente, colocando encargos financeiros adicionais sobre os contratantes�, acrescentou.

Com a proporção de imóveis alugados para próprios aumentando no mercado interno, Perez sugeriu que os custos de aluguel não diminuirão tão cedo.

Ele disse que os contratantes dos EUA seguem estas cinco dicas para se manterem à frente dos custos crescentes:

1) Negociar taxas iniciais

Perez disse que o primeiro passo que os contratantes podem tomar para gerenciar os custos de aluguel é negociar as taxas.

“Assim como negociar a compra de um carro, entender a taxa de mercado e alavancar preços competitivos é imperativo�, disse Perez, acrescentando que o preço listado nem sempre é o que parece. “Os contratantes devem estar cientes de que as locadoras têm flexibilidade de preços e podem oferecer descontos significativos nas taxas listadas.�

Ele sugeriu entender as taxas das empresas nacionais e regionais e aproveitar os custos como parte das negociações.

“Negociar taxas nacionais pode ser benéfico em alguns casos, dependendo de suas principais áreas de negócios�, disse Perez. “Taxas regionais podem ser mais competitivas ao fazer negócios em mercados de menor custo.�

Perez observou que os construtores precisam saber o que a concorrência está fazendo também. Nem todas as máquinas em qualquer estação podem ser negociadas para baixo.

“Tenha em mente: negociar taxas específicas para projetos pode ser útil quando tipos muito específicos de equipamentos estiverem em alta demanda por longos períodos de tempo�, disse ele.

Nickell acrescentou que conhecer as condições macro e microeconômicas pode ajudar muito na busca por aluguéis acessíveis.

Embora taxas de juros mais altas e a incerteza geral em relação à economia possam manter as taxas inflacionadas, encontrar um revendedor confiável pode ser uma escolha muito mais segura em comparação à propriedade em tempos de incerteza, de acordo com Nickell.

Josh Nickell Josh Nickell, vice-presidente do segmento de equipamentos da American Rental Association.

“Quando você olha para a economia geral, ela não é necessariamente ruim e nem necessariamente boa�, ele disse. “Há alguma incerteza aí, e certamente o financiamento está caro agora, então ser capaz de descarregar algumas dessas complexidades em uma empresa que é realmente boa em gerenciamento de frotas, realmente boa em gerenciamento de ciclo de vida de equipamentos; [permite que um contratante] se concentre em alinhar trabalhos, sendo o melhor nesses trabalhos, em vez de gerenciar qual peça de equipamento é necessária para este local de trabalho.�

2) Gerenciar recibos de taxas

“Após garantir as taxas negociadas, garanta que essas taxas sejam aplicadas de forma consistente e precisa�, disse Perez. “O gerenciamento vigilante de faturas ajuda os contratados a verificar se estão sendo cobrados as taxas acordadas.�

Embora essa seja uma boa prática geral para qualquer empresa, o CEO da Yardz disse que verificar as taxas acordadas e contestar cobranças inesperadas pode reduzir perdas financeiras acumuladas.

Este conselho pode ser mais prudente para contratantes que trabalham em vários locais ao mesmo tempo. Mais trabalho pode levar a menos atenção aos detalhes ou a falhas de comunicação.

“Falha de comunicação e erros de faturamento podem levar a cobranças excessivas, então você deve revisar regularmente as faturas em relação às taxas contratadas�, disse Perez, observando que um software de computador atualizado pode ser vital. “Ter um sistema ou programa que automatize a comparação de suas taxas negociadas com aquelas que foram realmente contratadas pode economizar muito tempo e dinheiro todo mês.�

Nickell observou que era preciso dar um passo além e sugeriu usar a comunicação e o gerenciamento de informações como um meio de promover um relacionamento mais estreito com uma empresa de aluguel.

“Acho que o maior retorno sobre o investimento, especialmente para um pequeno empreiteiro, é realmente ter um relacionamento forte com uma empresa de aluguel e planejar com antecedência e usá-la mais como consultora, em vez de apenas como fornecedora de equipamentos�, disse ele. “Devemos ser os especialistas com o equipamento, então, em vez de ligar e dizer: 'Preciso de uma tesoura elevatória de 19 pés' e pedir a mesma coisa que você sempre pede, ligue e explique o trabalho, e eles podem realmente ter um equipamento mais eficiente ou mais eficaz para o tipo de projeto em que você está.�

3) Ganhe visibilidade e controle sobre os ativos

A tecnologia moderna e a coleta de dados são essenciais aqui, como Perez observou, a facilidade de entender a produtividade de uma máquina melhorou muito.

�25% dos equipamentos alugados podem não ser verificados, levando a ineficiências e custos desnecessários. Os contratados devem implementar sistemas que permitam o rastreamento e o monitoramento de todos os equipamentos, garantindo a utilização ideal e evitando aluguéis redundantes�, disse ele.

Muitas empresas de aluguel também incorporaram esse recurso ao seu ethos. Seja rastreando a utilização de máquinas ou usando dados para gerenciar as horas de trabalho e a localização de uma frota, encontrar um grupo de aluguel com ferramentas avançadas pode ajudar a compensar a necessidade interna deles.

“Não acho que o custo do aluguel tenha acompanhado o custo do equipamento, porque as empresas de aluguel trabalham de forma muito eficiente em escala�, disse Nickell, acrescentando que as máquinas, usando ferramentas modernas, podem ser divididas entre vários contratantes em um determinado dia sem dores de cabeça logísticas.

“Você pode obter uma utilização realmente alta do seu equipamento�, ele continuou. “Você está, na verdade, distribuindo esse custo entre mais pessoas. Nos últimos dois anos, vimos uma utilização recorde de equipamentos na indústria, o que nos permitiu realmente distribuir esses custos um pouco mais.�

4) Entrega de documentos, condições de chamada e alertas automatizados

A vigilância excessiva das condições da unidade alugada antes, durante e depois do uso, além da documentação dessas condições, também pode economizar dinheiro para os contratantes.

Perez se referiu a "histórias de terror" da indústria, onde um contratante recebe uma conta alta por reparos ou danos a uma unidade alugada. Em alguns casos, as equipes dos contratantes podem não ter tido culpa.

“� por isso que documentar tanto a condição de entrega quanto a condição de liberação do equipamento alugado é primordial�, ele disse. “Formulários de inspeção eletrônica com perguntas aprofundadas e, mais importante, documentação fotográfica podem fazer uma diferença significativa.�

Automatizar alertas de comunicação, que rastreiam as datas de término dos equipamentos, também pode evitar sobretaxas caras.

“Um sistema que fornece visibilidade no nível da equipe do projeto, juntamente com a implementação de sistemas de alerta automatizados para datas de término de aluguel, pode evitar esses descuidos, garantindo o retorno oportuno e nenhum equipamento esquecido no campo�, disse Perez.

Nickell observou que esses serviços também estão se tornando comuns no mercado de aluguel.

“Você está vendo muito mais empresas de aluguel investindo na digitalização de sua frota do ponto de vista de especificação, do ponto de vista de projeto do usuário, do ponto de vista de reserva, pagamento de contas e rastreamento de qual é sua frota atual e seu pedido atual�, disse ele. “Acho que todas essas coisas e ter acessibilidade online é algo que os contratantes estão pedindo mais agora, e as empresas de aluguel são capazes de fornecer.�

5) Aluguel de longo prazo, em massa e em pacotes

Sempre que possível, é aconselhável que os contratantes garantam taxas mais baixas por meio de aluguéis de longo prazo ou por meio de equipamentos de volume ou embalagem.

“Considere negociar contratos de aluguel de longo prazo em vez de curto prazo�, aconselhou Perez. “Aluguéis de longo prazo geralmente vêm com taxas mensais mais baixas, proporcionando economias substanciais ao longo do tempo, especialmente para equipamentos que são necessários e utilizados regularmente.�

Se forem necessários vários equipamentos, disse Perez, as empresas de aluguel geralmente oferecem descontos para pedidos grandes ou em pacotes.

Principalmente para trabalhos modernos que podem exigir padrões de emissões ou sustentabilidade, encomendar em grandes quantidades uma frota elétrica, por exemplo, pode economizar muito dinheiro para os contratantes.

“Muitos contratados não estão nesses locais de trabalho todos os dias�, observou Nickell, que acrescentou que muitos ainda estão céticos quanto à confiabilidade das máquinas de eletrificação ou se elas atendem às suas necessidades. “Se você está em um trabalho com requisitos de sustentabilidade ou CO2, você tem o equipamento necessário para esse trabalho, mas não precisa investir nisso ainda. É um risco muito caro de se correr, e é muito bom quando você pode, por falta de um termo melhor, descontar na locadora, porque as locadoras são projetadas e construídas para lidar com esse risco.�

A tecnologia de dados pode auxiliar o mercado de construção para locação

No geral, embora o mercado de aluguel possa estar ficando mais caro para os empreiteiros, há muitas ferramentas para gerenciar e potencialmente reduzir despesas.

Uma estratégia fundamental é adotar novas tecnologias de dados.

Embora a execução de práticas comerciais convencionais (negociação, gestão interna, busca de revendedores confiáveis) continue sendo importante, Perez concluiu que a adaptação à modernização do setor fica mais fácil com novas tecnologias.

“Existem plataformas de software de terceiros que simplificam esses processos permitindo que os contratados solicitem, validem e gerenciem taxas; automatizem a visibilidade do aluguel em um nível de projeto para equipes; inspecionem e documentem as condições do equipamento; e enviem alertas de aluguel para o fim do aluguel e comuniquem a liberação (call-offs) em um clique�, disse Perez. “Essa tecnologia permite que os contratados tomem decisões informadas rapidamente, reduzindo os encargos administrativos e focando na otimização dos custos de aluguel.�

“À medida que a indústria evolui, adotar essas estratégias e ferramentas será crucial para que os contratantes permaneçam competitivos e lucrativos em um cenário econômico desafiador�, disse ele.

E para Nickell, ele está ansioso para ver como máquinas mais avançadas podem chegar às mãos até mesmo das menores empresas contratantes. Ele prevê um futuro em que agências de aluguel e contratantes estejam trabalhando remotamente e de forma colaborativa.

“Se você tivesse alguns recursos de assistência ao motorista no equipamento, a capacidade de operá-los remotamente e se alguém pudesse ir de um local de trabalho para outro remotamente, então a quantidade de eficiência que você veria seria simplesmente infinita�, ele sugeriu.

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