5 conseils simples pour aider les entrepreneurs à réduire leurs coûts de location

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de l'American Rental Association (ARA), le marché de la location de matériel de construction aux États-Unis est en plein essor, avec une croissance annuelle dépassant les attentes. Mais comment les entrepreneurs peuvent-ils gérer la hausse des coûts dans un secteur de la location de 71,5 milliards de dollars ?

Le stand United Rentals au salon Utility Expo 2023. (Photo : IRN) United Rentals au salon Utility Expo 2023 à Louisville, États-Unis. (Photo : IRN)

Le segment de la location était sur le point de progresser � les prévisions initiales de l’ARA prévoyaient une croissance de 7,6 % pour 2023 et de 3,1 % pour 2024 � mais peut-être pas aussi rapidement. Les chiffres ajustés, prévus en novembre dernier, ont montré des augmentations significatives : 2023 devrait connaître une augmentation de 11,8 % pour l’année et 2024 devrait connaître une croissance de 7,1 %.

Pour Josh Nickell, vice-président du segment des équipements de l'ARA, c'est un signe que l'industrie s'éloigne d'une économie de propriété.

« Je pense que de nombreux entrepreneurs se rendent compte qu’ils ne sont pas obligés de tout posséder, et que l’économie américaine a toujours été une économie de propriété », a déclaré Nickell, notant que les jeunes générations qui entrent sur le marché du travail sont plus familières et à l’aise avec le partage des responsabilités. La popularité des applications de covoiturage ou de location de maisons est un signe que « de plus en plus d’entrepreneurs sont plus à l’aise avec la location. Ils ont grandi avec cette idée. »

Jason Perez, PDG de , une société de location de technologies de construction, a toutefois noté que la croissance du secteur peut entraîner une augmentation des coûts pour les entrepreneurs.

« La première étape pour résoudre ce problème consiste à comprendre les facteurs qui contribuent à la hausse des coûts de location », a-t-il déclaré, notant que « les fluctuations économiques, la demande accrue de services de construction, une pénurie d'approvisionnement en équipements et des coûts de maintenance plus élevés pour les équipements sont parmi les principaux facteurs.

« Ces facteurs se combinent pour créer un marché dans lequel les prix de location augmentent constamment, ce qui impose des charges financières supplémentaires aux entrepreneurs », a-t-il ajouté.

Alors que le ratio entre les logements loués et les logements possédés est en hausse au niveau national, Perez a suggéré que les coûts de location ne diminueront pas de sitôt.

Il a déclaré que les entrepreneurs américains suivent ces cinq conseils pour garder une longueur d’avance sur les coûts croissants :

1) Négocier les tarifs initiaux

Perez a déclaré que la première mesure que les entrepreneurs peuvent prendre pour gérer les coûts de location est de négocier les tarifs.

« Tout comme pour négocier l’achat d’une voiture, il est impératif de comprendre le prix du marché et de tirer parti des prix compétitifs », a déclaré Perez, ajoutant que le prix affiché n’est pas toujours ce qu’il semble être. « Les entrepreneurs doivent savoir que les sociétés de location ont une certaine flexibilité en matière de prix et peuvent offrir des remises importantes sur les tarifs affichés. »

Il a suggéré de comprendre les tarifs des entreprises nationales et les tarifs régionaux et de tirer parti des coûts dans le cadre des négociations.

« Dans certains cas, il peut être avantageux de négocier des tarifs nationaux en fonction de vos principaux secteurs d’activité », a déclaré M. Perez. « Les tarifs régionaux peuvent être plus compétitifs lorsque vous faites des affaires sur des marchés à moindre coût. »

Perez a souligné que les constructeurs doivent également savoir ce que font leurs concurrents. Toutes les machines d'une saison donnée ne peuvent pas être négociées à la baisse.

« Gardez à l’esprit que la négociation de tarifs spécifiques à un projet peut entrer en jeu lorsque des types d’équipements très spécifiques seront très demandés sur des périodes prolongées », a-t-il déclaré.

Nickell a ajouté que connaître les conditions macro et microéconomiques peut être très utile pour rechercher des locations abordables.

Bien que les taux d’intérêt plus élevés et l’incertitude générale concernant l’économie puissent maintenir les taux gonflés, trouver un concessionnaire fiable peut être un choix beaucoup plus sûr que de devenir propriétaire en période d’incertitude, selon Nickell.

Josh Nickell Josh Nickell, vice-président du segment équipement de l'American Rental Association.

« Si l’on considère l’économie dans son ensemble, elle n’est ni nécessairement mauvaise ni nécessairement bonne », a-t-il déclaré. « Il y a une certaine incertitude, et le financement est certainement cher en ce moment, donc pouvoir décharger une partie de ces complexités sur une entreprise qui est vraiment douée pour la gestion de flotte, vraiment douée pour la gestion du cycle de vie des équipements, [cela permet à un entrepreneur] de se concentrer sur l’alignement des travaux, d’être le meilleur dans ces travaux, plutôt que de gérer l’équipement nécessaire pour tel ou tel chantier. »

2) Gérer les recettes fiscales

« Après avoir obtenu les tarifs négociés, assurez-vous que ces tarifs sont appliqués de manière cohérente et précise », a déclaré Perez. « Une gestion vigilante des factures aide les entrepreneurs à vérifier qu'ils se voient facturer les tarifs convenus. »

Bien qu'il s'agisse d'une bonne pratique générale pour toute entreprise, le PDG de Yardz a déclaré que la vérification des tarifs convenus et la contestation des frais inattendus peuvent réduire les pertes financières composées.

Ce conseil peut être particulièrement judicieux pour les entrepreneurs travaillant sur plusieurs sites à la fois. Une charge de travail plus importante peut entraîner un manque d'attention aux détails ou des problèmes de communication.

« Les erreurs de communication et de facturation peuvent entraîner des surfacturations. Vous devez donc régulièrement vérifier les factures par rapport aux tarifs contractuels », a déclaré Perez, soulignant qu’un logiciel informatique à jour peut être essentiel. « Disposer d’un système ou d’un programme qui automatise la comparaison de vos tarifs négociés avec ceux qui ont été réellement contractés peut vous faire économiser beaucoup de temps et d’argent chaque mois. »

Nickell a indiqué qu’il fallait aller plus loin et a suggéré d’utiliser la communication et la gestion de l’information comme moyen de favoriser une relation plus étroite avec une société de location.

« Je pense que le meilleur rapport qualité-prix, surtout pour un petit entrepreneur, est d'avoir une relation solide avec une société de location, de planifier à l'avance et de l'utiliser davantage comme consultant, plutôt que comme simple fournisseur d'équipement », a-t-il déclaré. « Nous sommes censés être les experts en matière d'équipement, donc au lieu d'appeler et de dire : "J'ai besoin d'une nacelle élévatrice à ciseaux de 19 pieds" et de commander toujours la même chose, appelez et expliquez le travail, et ils pourraient en fait avoir un équipement plus efficace ou plus performant pour le type de projet sur lequel vous travaillez. »

3) Gagnez en visibilité et en contrôle sur vos actifs

La technologie moderne et la collecte de données sont ici essentielles, comme l'a noté Perez, la facilité de compréhension de la productivité d'une machine s'est considérablement améliorée.

« 25 % des équipements loués peuvent ne pas être contrôlés, ce qui entraîne des inefficacités et des coûts inutiles. Les entrepreneurs doivent mettre en place des systèmes permettant de suivre et de surveiller tous les équipements, garantissant une utilisation optimale et évitant les locations redondantes », a-t-il déclaré.

De nombreuses sociétés de location ont également intégré cette fonctionnalité à leur philosophie. Qu'il s'agisse de suivre l'utilisation des machines ou d'utiliser des données pour gérer les heures de travail et l'emplacement d'une flotte, trouver un groupe de location doté d'outils avancés peut aider à compenser le besoin interne de ces outils.

« Je ne pense pas que le coût de la location ait suivi le coût de l'équipement, car les sociétés de location travaillent très efficacement à grande échelle », a déclaré Nickell, ajoutant que les machines, utilisant des outils modernes, peuvent être réparties entre plusieurs entrepreneurs en une journée sans problèmes logistiques.

« Vous pouvez tirer un très bon rendement de votre équipement », a-t-il poursuivi. « Vous répartissez en fait ce coût sur un plus grand nombre de personnes. Au cours des deux dernières années, nous avons constaté un taux d'utilisation record des équipements dans l'industrie, ce qui nous a permis de répartir davantage ces coûts. »

4) Livraison des documents, conditions d'appel et alertes automatisées

Une hypervigilance sur l'état de l'unité locative avant, pendant et après l'utilisation, ainsi que la documentation de cet état, peuvent également permettre aux entrepreneurs d'économiser de l'argent.

Perez a fait référence à des « histoires d'horreur » dans le secteur, où un entrepreneur reçoit une facture importante pour des réparations ou des dommages causés à un logement locatif. Dans certains cas, les équipes de l'entrepreneur peuvent ne pas être en faute.

« C’est pourquoi il est primordial de documenter à la fois l’état de livraison et l’état de restitution du matériel de location », a-t-il déclaré. « Des formulaires d’inspection électroniques avec des questions détaillées et, surtout, une documentation photographique peuvent faire une différence significative. »

L'automatisation des alertes de communication, qui suivent les dates de fin de vie des équipements, peut également éviter des suppléments coûteux.

« Un système qui offre une visibilité au niveau de l'équipe de projet, ainsi que la mise en œuvre de systèmes d'alerte automatisés pour les dates de fin de location, peut éviter ces oublis, garantissant un retour rapide et aucun équipement oublié laissé sur le terrain », a déclaré Perez.

Nickell a noté que ces services deviennent également courants du côté de la location.

« On voit de plus en plus d’entreprises de location investir dans la numérisation de leur flotte, du point de vue des spécifications, du point de vue des projets d’utilisateurs, du point de vue des réservations, du paiement des factures et du suivi de votre flotte actuelle et de votre commande en cours », a-t-il déclaré. « Je pense que toutes ces choses et l’accessibilité en ligne sont des choses que les entrepreneurs demandent de plus en plus aujourd’hui, et les entreprises de location sont en mesure de leur fournir. »

5) Locations à long terme, en gros et au forfait

Dans la mesure du possible, il est conseillé aux entrepreneurs d’obtenir des tarifs plus bas via des locations à long terme ou en regroupant ou en emballant des équipements.

« Envisagez de négocier des contrats de location à long terme plutôt qu’� court terme », a conseillé Perez. « Les locations à long terme s’accompagnent souvent de tarifs mensuels plus bas, ce qui permet de réaliser des économies substantielles au fil du temps, en particulier pour les équipements dont vous avez besoin et que vous utilisez régulièrement. »

Si plusieurs équipements sont nécessaires, a déclaré Perez, les sociétés de location offrent souvent des réductions pour les commandes importantes ou groupées.

En particulier pour les travaux modernes qui pourraient nécessiter des normes d'émissions ou de durabilité, la commande en gros d'une flotte électrique, par exemple, pourrait faire économiser beaucoup d'argent aux entrepreneurs.

« De nombreux entrepreneurs ne sont pas sur ces chantiers tous les jours », a noté Nickell, qui a ajouté que beaucoup d’entre eux sont encore sceptiques quant à la fiabilité des machines d’électrification ou à leur adéquation à leurs besoins. « Si vous travaillez sur un chantier avec des exigences en matière de durabilité ou de CO2, vous avez l’équipement dont vous avez besoin pour ce travail, mais vous n’avez pas encore besoin d’investir dans ce domaine. C’est un risque très coûteux à prendre, et c’est vraiment agréable de pouvoir, faute d’un meilleur terme, le confier à l’entreprise de location, car les entreprises de location sont conçues et construites pour gérer ce risque. »

La technologie des données peut aider le marché de la construction locative

Dans l’ensemble, même si le marché locatif devient de plus en plus cher pour les entrepreneurs, il existe de nombreux outils pour gérer et potentiellement réduire les dépenses.

Une stratégie clé consiste à adopter de nouvelles technologies de données.

Bien que l’exécution des pratiques commerciales conventionnelles (négociation, gestion interne, recherche de revendeurs fiables) reste importante, Perez a conclu que l’adaptation à la modernisation de l’industrie est facilitée par les nouvelles technologies.

« Il existe des plateformes logicielles tierces qui simplifient ces processus en permettant aux entrepreneurs de demander, valider et gérer les tarifs, d’automatiser la visibilité des locations au niveau du projet pour les équipes, d’inspecter et de documenter l’état des équipements, et d’envoyer des alertes de fin de location et de communiquer les appels de livraison en un seul clic », a déclaré Perez. « Cette technologie permet aux entrepreneurs de prendre rapidement des décisions éclairées, réduisant ainsi les charges administratives et se concentrant sur l’optimisation des coûts de location. »

« À mesure que l’industrie évolue, l’adoption de ces stratégies et de ces outils sera essentielle pour que les entrepreneurs restent compétitifs et rentables dans un contexte économique difficile », a-t-il déclaré.

Quant à Nickell, il est impatient de voir comment des machines plus avancées pourront être mises à la disposition des plus petites entreprises de sous-traitance. Il envisage un avenir où les agences de location et les entrepreneurs travailleront à distance et en collaboration.

« Si vous aviez des fonctions d’assistance au conducteur sur les équipements, la possibilité de les faire fonctionner à distance, et si quelqu’un pouvait passer d’un chantier à l’autre à distance, alors le degré d’efficacité que vous constateriez serait tout simplement infini », a-t-il suggéré.

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