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BigChange aboga por asegurar la participaci贸n de los directores de la empresa y la alta gerencia, pero tambi茅n la de los conductores, t茅cnicos de servicio y otras personas que trabajan en el sitio. (Foto: Big Change.)

Las operaciones sin papel est谩n transformando el alquiler; pero dejar de usar papel tambi茅n es un proceso que requiere una planificaci贸n diligente y nervios de acero. 鈥淒ejar de usar papel y modernizar la TI no impulsar谩 la transformaci贸n digital por s铆 solo. Por el contrario, las verdaderas transformaciones digitales abarcan la reevaluaci贸n de los procesos comerciales actuales y su arquitectura desde cero para efectuar un cambio radical鈥�. As铆 lo explica Jonathan Cardella, fundador de la consultora estadounidense de software Ventive. Su art铆culo de Forbes publicado el 2 de mayo, 鈥淐贸mo redise帽ar cuatro componentes comerciales con la transformaci贸n digital鈥�, indica hasta d贸nde han llegado las operaciones sin papel desde su aparici贸n temprana en el movimiento ambiental.

El caso de la tecnolog铆a sin papel

惭谩蝉 all谩 de ese 铆mpetu de sostenibilidad, el caso comercial para la tecnolog铆a sin papel es claro, seg煤n Martin Bestwick, director de ventas del proveedor de software de alquiler con sede en el Reino Unido InspHire.

鈥淓liminar el uso de papel mejora el flujo de efectivo al reducir el tiempo que se tarda en resolver disputas sobre da帽os y p茅rdidas y mejora la utilizaci贸n de los activos, lo que aumenta el tiempo de actividad y reduce el tiempo de respuesta necesario para realizar comprobaciones entre trabajos鈥�, se帽ala el ejecutivo a Internatinal Rental News (IRN). 鈥淟as operaciones sin papel liberan la disponibilidad de equipos al proporcionar un proceso r谩pido y eficiente para realizar inspecciones de alquiler鈥�.

Wayne Harris, director ejecutivo de Point of Rental Software en los EE. UU., le dice a IRN que la eliminaci贸n del papel crea una 鈥渇uente 煤nica de datos鈥� que se puede buscar y es visible. 鈥淧uede ver lo que va a entregar ma帽ana, cu谩ndo deber铆a estar all铆 su conductor, por cu谩nto tiempo lo tendr谩n. Puede saber qu茅 partes est谩 esperando cuando est谩 arreglando un art铆culo. Los clientes pueden incluso ver una gran cantidad de sus propios datos a trav茅s de los portales de clientes, por lo que no tienen que llamar a su equipo e interrumpir otros procesos鈥�.

Y John Glen, director de operaciones de Spartan Solutions, es sucinto. 鈥淓l papel es el enemigo de una operaci贸n de alquiler eficiente鈥�. Los productos de Spartan, con sede en el Reino Unido, incluyen Phalanx, una tienda de aplicaciones para operaciones que conecta objetos f铆sicos a una esfera digital; y Prophes, an谩lisis predictivo para el mantenimiento de activos; en resumen, el 煤nico prop贸sito de Spartan es ayudar a las empresas a dejar de usar papel.

鈥淓l ciclo de vida de un equipo de alquiler generalmente tiene, en promedio, 10 transacciones que involucran papel鈥�, dice Glen, 鈥渃ada transacci贸n en papel es una oportunidad para que aparezcan errores. Un error humano tan simple como transponer dos d铆gitos del n煤mero de serie de un equipo puede resultar en el equipo incorrecto se marca como en alquiler. Tambi茅n es imposible hacer cumplir el cumplimiento en formularios escritos a mano, lo que significa que se pierde informaci贸n esencial, como lecturas de combustible y horas鈥�.

Retos del cambio

Implementar operaciones sin papel puede ser un desaf铆o. 鈥淓l cambio puede ser doloroso, especialmente para aquellos valiosos empleados a largo plazo que han estado lidiando con papel desde siempre鈥�, dice Ian Burgess, director de atenci贸n al cliente del proveedor de servicios de campo con sede en el Reino Unido BigChange.

Point of Rental: Abandonar el uso de papel crea una 鈥渇uente 煤nica de datos鈥� que se puede buscar y es visible. (Foto: Point of Rental)

John Glen de Spartan recoge el punto sobre presentar dispositivos m贸viles y aplicaciones a una fuerza laboral que a menudo nunca ha estado conectada a sus sistemas de TI centrales y se resiste al cambio. 鈥淓st谩 reemplazando los procesos manuales que han respaldado su operaci贸n desde el primer d铆a. Est谩 tratando de estandarizar la forma en que elige, entrega, devuelve y repara el equipo tanto como sea posible鈥�.

Derribar el 鈥渕uro de papel鈥� debe comenzar con objetivos claros, dice Glen. 鈥淟a 煤nica hoja de papel en un proyecto de alquiler sin papel debe tener los objetivos del proyecto escritos鈥�, dice. 鈥淓ste documento debe ser fotocopiado y exhibido en la pared frente a cada miembro del equipo del proyecto鈥�.

Aconseja no menos de tres y no m谩s de siete objetivos por proyecto y advierte contra las diferentes divisiones que implementan estrategias separadas sin papel, lo que conduce a la falta de un prop贸sito com煤n.

鈥淧or ejemplo, el equipo de elevaci贸n selecciona un proveedor especializado en inspecciones de elevaci贸n. El equipo del taller elige a otro proveedor para tareas de mantenimiento y reparaci贸n m谩s generales. A continuaci贸n, el equipo de log铆stica elige un tercer proveedor para digitalizar las listas de selecci贸n y las notas de devoluci贸n. La estrategia digital general se siente fuera de control. Pronto llega el punto en que el esfuerzo por consolidar e integrar estas soluciones especializadas es muy costoso y perturbador para los usuarios鈥�.

Ian Burgess de BigChange agrega; 鈥淓l compromiso con todos, de arriba a abajo, es vital: asegurar la participaci贸n de los directores y la alta gerencia de la empresa es clave, pero tambi茅n la de los conductores, los t茅cnicos de servicio y otras personas que trabajan en el sitio鈥�.

La implementaci贸n se puede realizar por etapas por regi贸n o divisi贸n, y a menudo esto es necesario, pero los beneficios comerciales ser谩n mayores con un enfoque centralizado, le dice a IRN.

Dada la transformaci贸n a gran escala de dejar de usar papel, un escollo importante es subestimar el alcance del proyecto, particularmente el potencial de cambios no planificados en la totalidad del negocio, dice Martin Bestwick de InspHire.

鈥淗emos trabajado en muchos proyectos de transformaci贸n digital y cada uno desaf铆a a la organizaci贸n de alquiler a repensar por completo c贸mo quieren hacer negocios. Hace que eval煤e procesos que han estado en vigor durante mucho tiempo鈥�.

鈥淐on cualquier proyecto que genere un cambio sustancial, debe haber un acuerdo claro, Declaraci贸n de trabajo, creada y acordada por todas las partes interesadas que describa claramente cu谩les son los objetivos del proyecto, c贸mo se ve el 茅xito y las medidas que se van a utilizar para mide el 茅xito鈥�.

Pruebas y benchmarking

John Glen de Spartan Solutions dice que una breve prueba puede ayudar a 鈥渕anejar los miedos鈥� y facilita el primer paso hacia las operaciones digitales. Un ensayo eficaz sigue cinco principios:

1. Elige un objetivo. Conc茅ntrese en uno o dos objetivos comerciales clave acordados por el equipo de liderazgo de alquiler.
2. Ve rapido. Suponiendo que seleccione el socio de operaciones digitales adecuado, deber铆a aspirar a ofrecer una prueba sin papel en seis semanas o menos.
3. Bajo costo. Su socio tecnol贸gico debe trabajar con usted para mantener los costos de configuraci贸n y ejecuci贸n de una prueba lo m谩s bajos posible.
4. Reclutar usuarios finales. Elija un par de 鈥渟uperusuarios鈥� del equipo de operaciones que disfrutar谩n la oportunidad de cambiar y ser respetados por sus compa帽eros. Los usuarios deben tomar posesi贸n de la configuraci贸n del flujo de trabajo y participar en las revisiones de 鈥渕ostrar y contar鈥� de la experiencia del usuario final. Desempe帽ar谩n un papel en la capacitaci贸n y el apoyo a sus colegas durante todo el ensayo.
5. Medir y compartir. Medir el impacto del juicio sin papel frente a los objetivos elegidos. Presentar los resultados al equipo de liderazgo y sugerir posibles pasos a seguir.

La evaluaci贸n comparativa del rendimiento actual es una forma 煤til de medir el 茅xito, dice Glen, citando el tiempo de respuesta como ejemplo.

Ramirent Alnabru - el centro de cambio verde en Oslo, Noruega. (Foto: Ramirent)

鈥淭ome una muestra de un n煤mero razonable de ciclos de 鈥榬etornos del equipo a disponibilidad鈥� y mida el tiempo promedio. Siempre que sea posible, utilice los datos existentes que est茅n f谩cilmente disponibles en el sistema de gesti贸n de alquileres; luego aseg煤rese de que su nuevo sistema de operaciones digitales genere autom谩ticamente datos para respaldar la medici贸n de la meta. Para el tiempo de respuesta, esta ser铆a la fecha y la hora en que se recibi贸 el equipo en el dep贸sito, hasta la fecha y la hora en que se actualiz贸 el sistema de gesti贸n de alquileres con la informaci贸n de que el equipo ya est谩 disponible.

鈥淔inalmente, re煤na ambos conjuntos de datos en un informe f谩cil de entender que demuestre el rendimiento actual de las soluciones sin papel鈥�.

El equipo de Ramirent Noruega adopt贸 este enfoque al implementar la soluci贸n Phalanx de Spartan, con resultados positivos:

• El tiempo de respuesta del equipo se redujo en un 50 %
• Disminuci贸n del 40% en notas de cr茅dito relacionadas con fechas de devoluci贸n incorrectas
• 45% de aumento en los servicios facturables
• 32% de reducci贸n en el registro del tiempo de servicio

Dejar ir el papel

Dadas las trampas que conlleva, no sorprende que las empresas a menudo se sientan tentadas a mantener copias de seguridad en papel, pero Martin Bestwick de InspHire dice que son contraproducentes. 鈥淩educir谩 dr谩sticamente su ROI anual de cualquier proyecto de transformaci贸n digital si hace esto. Suponiendo que tiene una infraestructura de TI administrada profesionalmente, como servicios de alojamiento en la nube, hay poca o ninguna forma de perder esos datos; se replicar谩 completamente y se realizar谩 una copia de seguridad en caso de que ocurra un evento de pirater铆a o un error de hardware鈥�.

Las empresas deber铆an 鈥渋ntentar y evitar una implementaci贸n a medias reteniendo algo de papel鈥�, dice Ian Burgess de BigChange. 鈥淟o mejor es hacer un cambio completo. Esto no tiene que ser en toda la empresa; muchas empresas se lanzan por divisi贸n o por dep贸sito鈥�.

Wayne Harris de Point of Rental aconseja. 鈥淒etermine una pol铆tica de retenci贸n de datos y calcule sus costos de almacenamiento, exija reimpresiones sencillas para cuando el papel sea realmente necesario y determine de antemano qu茅 sistemas se quedar谩n sin papel. La forma m谩s f谩cil de implementar esto es elegir un 谩rea para dejar de usar papel, convertirla y luego pasar a la siguiente 谩rea鈥�.